分解目标让工作简单化
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分解目标让工作简单化,在职场工作中,我们往往会遇到很多复杂且重要的工作。有些人一上来就焦头烂额,或者毫无准备地投入到工作中。事实上,这种毫无头绪地“执行”根本无法让你的计划顺利圆满完成。下面看看怎么分解目标让工作简单化。
第一步,想要分解,先说“成果”
所谓“成果”,意思就是在这个复杂的任务过程中,你可能会产生阶段性的成果或收获,这个结果最好是可视化的形式。
例如我们将“制作分享PPT并试讲”这个定为一个复杂任务。
它的成果是:思维导图、设计稿、PPT、试讲录音。
这就是这个任务的终点,我们先在终点那里插上一个小旗,然后再想想到底是要走A路线、还是B路线、还是C路线,然后找到一个更合适的道路。
第二步:倒推行动
我们还是以上述做PPT为例,既然 “思维导图、设计稿、PPT、试讲录音”这些是成果。
那么,要通过什么样的行动取得这些成果呢?
思维导图→在纸上绘制,以便于思考架构
设计稿→根据思维导图画出PPT设计稿
PPT→确定文字素材,找到PPT母板,找全图片素材,按设计稿制作
试讲录音→试讲,录制音频
当然了,仅仅是这样分解,似乎还是有些乱。我们还需要对所做的行动进行完善,排列顺序。
第三步:补全结构
针对上述,我们要进行排序,这时候需要有一个结构模型:
计划→启动→执行→监督→收尾
结合这个结构,根据第二步的内容,可以把这个复杂任务的.分解做到位。
(1)计划:绘制分享PPT的结构思维导图
(2)启动:依据思维导图进行画出PPT设计稿,并且确定PPT的页数
(3)执行:确定PPT的文字素材。
在这个步骤中,第一,要找全PPT的图片素材;第二,找到PPT母板;第三,做出PPT介绍页;第四,目录页;第五架构页形成初稿;第六,按设计稿把文字素材一一填充进PPT初稿;第七,按设计稿把图片素材放入PPT初稿。
(4)监督:对照PPT进行试讲,录音并记录时间,同时根据试讲情况对PPT做出适当的调整。
(5)收尾:将PPT终稿保存,并且把PPT素材全部放入专题文件夹。
简化你的目标和任务
其他人一样,我在制定目标的时候总是雄心勃勃。通常,我会一下子制定好几个工作目标,还有好几个自我提升的目标,比如学习新语言、跑马拉松等。尽管我很热衷于制定和开启新目标,但待办清单变长的速度总是比目标实现的速度快得多。
制定目标一点也不难,但如果目标确实有价值的话,实现起来也不容易。要想实现目标,就得投入大量的精力和注意力,还得充满动力。但无论你多么渴望实现目标,这三样东西终究是有限的。
同时向多个目标发起挑战,会分散你有限的精力、注意力和动力。最初的几个星期,你或许还能热情满满,但过不了多久,你就会打退堂鼓了。清单上的目标只能放在那里落灰,你则会因为没能实现目标而愧疚不已。
“少即是多”能帮你实现目标——专注于少量目标,反而能做得更多。让我们一起来看一看,怎么才能集中精力,专注于手头的项目。这样,你才能更高效地完成项目,朝着目标大步迈进。我们要限制项目数量,从而提高办事效率。
一、"唯一目标”体系,每天离它更近一步
“唯一目标”体系其实很简单:一次只专注于一个目标,从而提高效率。你可以把“唯一目标”分解成若干个具体步骤,一次只专注于一个次级目标。
1.选择一个目标。把你未来几年里想完成的目标列成一份清单,上面可能会有一二十个目标。你可以试着同时向所有目标发起挑战,也可以向尽可能多的目标发起挑战,但是,这么做的效率很低。所以,你应该只选择一个目标,投入全部精力去实现它,直到能把它从清单里删掉。
我建议你选择最渴望实现的目标。你的愿望越强烈,坚持到底的可能性就越大。如果你的想法是“如果能实现这个目标也挺不错的”,那还远远不够。你必须非常渴望实现这个目标,才会把它视为接下来几个月的重中之重。
我还建议你选择需要花半年到一年才能实现的目标。如果目标要一年多才能实现,你就很难集中精力,会觉得不堪重负,如果目标不到半年就能实现,它或许就不值得你付出这么多努力。
如果你非常渴望实现某个目标,但需要花两年多的.时间,那怎么办?你可以把它分解成几个次级目标,其中第一个次级目标大约需要花一年实现。比方说,如果你想成为律师,就需要先考上法学院,完成三年的学业,然后通过律师资格考试。你的第一个次级目标可以是考入顶尖的法学院,这大概需要花上半年到一年时间。
2.分解成次级目标。把“唯一目标”确定下来之后,下一步就是专注于能在未来两个月里实现的次级目标。以法学院为例,你的次级目标可能是做做调研,看自己想进军的领域里有哪些顶尖的法学院,从里面选出五家,收集基本信息。简单来说,你可以把次级目标定为寻找五家顶尖法学院。
把“唯一目标”分解成次级目标,可以缩短每个步骤的时间,便于迅速实现目标,避免你被遥遥无期的大目标吓倒。如果不把大目标分解成小步骤,你就可能被又庞大又模糊的目标压垮。就好像你不可能第二天就被法学院录取,这是办不到的。因此,你必须把它分解成几个可行的步骤。
3.本周目标。每个星期都要制定本周目标,让自己离实现次级目标更近一步。以法学院为例,你这个星期只需要弄清有哪些顶尖的法学院,找到它们的网站,简单浏览一下。这就是你的本周目标。"
4.每日行动。每天都要做一件事,让自己离本周目标更近一步。让它成为你当天最重要的任务。先把这件事做完,再去做其他事。这有助于你保持专注,
集中精力实现“唯一目标”,不受其他更紧迫的琐事干扰。这听起来似乎挺复杂的,但做起来其实很简单。
首先,制定本年度的“唯一目标”(你可以在任何时候制定,不一定得是年初)。
其次,制定要花一两个月实现的次级目标。
再次,每个星期都要制定“本周目标”。
最后,每天都要做一件事,让自己离“本周目标”更近一步,并将它视为一天里最重要的任务。
这个“唯一目标”体系能让你专注于实现目标,每天都离它更近一步。这能避免你精力分散,促使你全神贯注,努力实现终极目标。
二、简化项目清单,先做三个项目
如果你还没有项目清单,我建议你现在马上列一份。把生活里所有的项目都列出来,包括工作、个人、家庭,还有和社会团体相关的项目。简单来说,只要是得花一天或者更长时间才能完成的任务,就得统统列出来。如果某项任务只需一两个小时就能做完,你也可以把它列出来。一个项目通常包含很多项任务。
你的清单上有多少个项目?大多数人会有一二十个项目。如果你特别繁忙,项目可能更多。这不是一件好事,过多的项目会导致效率低下。
现在,我要请你做一件有点难度的事:从清单里选出三个最重要的项目。不是每个领域选三个,而是总共只能选三个。这三个项目的清单,就是你的“简化项目清单”。把其他项目都放进第二份清单里,也就是我们所说的“待办清单”。“待办清单”里的项目不是不做,只是现在暂时不做。把它们搁在一边,先做“简化项目清单”上的三个项目。
我再说清楚一点:只有先把“简化项目清单”上的三个项目全都做完,才能把“待办清单”里的项目挪进“简化项目清单”里。不是做完一个,而是三个全做完!为什么要这么做?因为这样能确保你不会为了新任务忘掉哪个重要项目,确保你能集中精力完成三个最重要的项目,而不是只完成一两个。
你必须为“简化项目清单”上的三个项目投入全部精力,直到把它们全部做完,然后再转而关注刚刚挪进“简化项目清单”的三个项目。这能避免你分散精力,确保你顺利完成任务。
我的建议是,三个最重要的项目里至少要有一个跟你的“唯一目标”(见上一节)有关。这样,你才能始终朝着终极目标前进。至于其他两个项目,你可以选一个跟职业目标有关的,一个跟个人目标有关的,这不是强制性的,只要是适合你的,就是最好的。
为什么不能只选一个项目呢?如果只限三个项目能提高效率,那为什么不只限一个项目,进一步提高效率呢?你也许会觉得这么做才合乎逻辑,特别是我刚才还在建议你制定“唯一目标”。但在现实生活中,当你等待资料、等待反馈、等待别人先完成任务、等待厂商或客户提供信息的时候,项目就会陷入停滞。项目启动后能一口气做完的情况很少见。
如果有可能的话,我建议你这么做:先集中精力完成一个项目,然后再做其他工作。不幸的是,这种事发生的概率太小了。我们必须先等待别人提供信息、完成其他任务、做完其他事,才能继续做下一步。因此,我们手头需要准备好几项任务,如果一个项目停滞不前,就转头去做另一个。我发现,三个是最合适的。如果超过三个项目,效率就会降低。
为了让这个体系发挥作用,完成一个项目的时间不能超过一个月,最好在一两个星期内做完。如果一个项目需要一年才能完成,你这一年里就不能接其他项目了,这样一来,你就很难在其他方面施展抱负。你可以把耗时较长的大项目分解成能在一个月里完成的小项目。比如,如果你想出版一本杂志,就先集中精力做设计,然后组建团队,寻找资金……以此类推。
三、集中精力完成项目
说到项目管理,很多人都会忘记什么才是最重要的。我们可能会忙于组织策划、确认任务清单和时间安排、把任务分配给团队成员,或是召开项目会议、发送电子邮件、跟项目有关人士沟通。简而言之,我们很容易被技术层面的琐事缠住。其实,你的关注重点应该是完成项目。每天,你都应该集中精力推进项目,让它朝着圆满完成更近一步。抛开杂念,全神贯注,一次只专注于一个项目。必要的时候,你也可以在三个最重要的项目之间来回切换,不断向前推进,直到大功告成。
一、有计划工作
其实每天的工作可能会很多,但是只要每个人会懂得计划自己的工作,会懂得怎样去将工作简单化,那就是对自己很大的帮助了,一般来讲,只要每天花时间花精力去将每一份工作细致的做规划,然后教你最难的工作放在后面最简单的工作放在前面,以先易后难的方式也是可以提高工作效率,总体来讲只要根据自己工作情况来规划就可以。
二、有时间规划
每个人每天的工作时间是有限,只要老板分配下来的.任务,在规定时间做完了就可以,不过想要在规定时间做完,就必须要花心思去规划自己时间,让自己工作在每一分每一秒中能体现出价值,所以说每天就要规划好自己上班时间,同时要分配好哪一个时间段做什么工作,在这样的规定时间下基本上是可以完善好自己的工作。
三、总结性工作
每一个工作人员在遇到工作途中都会产生很多问题,但是产生问题最怕的是不用去解决,想要提高工作的时候就必须要及时对问题进行总结,也要及时的将问题进行解决,只有快速的进行总结性工作,才能够有效的提高工作效率,对自己接下来的工作也会有很好的提高。所以想要提高工作效率,那总结性的工作那是必不可少。
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