如何礼貌地回绝会议邀请
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大家知道如何礼貌地回绝会议邀请吗?邀请你去参加你根本不想去的一场会议。也许是因为它被硬塞进你的行事历中所剩不多的空档,或是因为在它预订开会的时间,你已预订要参加另一场会议,现在你得决定要回绝哪一个。下面小编为你分享如何礼貌地回绝会议邀请。
如何礼貌地回绝会议邀请1你的第一个挑战是,必须决定要回绝哪一场会议。在这件事上,一点点纪律就大有助益。你应建立一套参加会议的标准,并且好好遵守。
首先要评估会议的价值。那个会议是否关于某件重要、有时效性、值得做的事?它是否有明确的目的和议程,为会议的成功作好准备?是否有背景资料,事先提供给与会者?受邀的与会者是否合适,能达成有意义的进展?如果无法从邀请函上清楚看出会议的价值,你就应在作出决定前,回信给对方提出一些开放式的问题:
「可否可多提供一些有关议程的相关资讯?」「在这个议题上,我们目前处于决策的哪个阶段?」「我应该如何为讨论做准备?」
如果这个会议显然值得参加,那么你的下一个问题应该是,你是不是适合参加的人?议题是否在你职务的职权范围内?你有没有所需的专业知识,可以对会议作出贡献?对于会议待作决策的层级,你参与决策的资格条件是过低还是过高?如果你怀疑自己为什么会受邀与会,可在回覆之前先询问安排会议的人,:
你希望我对这次会议有什么贡献?
我的部门还有谁会去参加?
我要代表谁的立场发言?
最后,如果你认为这个会议有价值,而且你的参与对讨论有助益,那么你必须决定,这个会议对你来说是否为目前的优先要务。会议的主题对你的职务有多重要?相较于你当下的其他需求,那项议题有多重要?你的贡献有多独特,以及是否有人比你更适合参加那个会议?
如果你无法对上述三个标准的任何一个作出肯定答覆,那么你应该回绝那个会议,但要谨慎处理。你应该让你的同事觉得,即使你不参加他的会议,你仍是优秀的团队成员,是有积极贡献的人。可考虑下列一些不同的做法:
我可以让那个会议取消吗?如果会议未能达到前述的第一项标准,因为你认为它的安排导致不太可能成功开好那个会,不妨花点时间和会议召集人讨论你担心的事。他可能会反驳你的意见,但你可能会触发两个正向结果的其中一个:会议作了更好的安排,成功机会提高,或者会议取消了。可尝试以下的说法:
这是个有趣的主题。从我们本年度的优先要务来看,我不确定我们已经作好准备,可让会议的讨论有成效。可不可以延后这项会议,等到工作小组有更多进展之后才开会?
我很期待针这个议题作一些决定。从会议邀请函看来,好像生产部门的.人没有参与。我想等到生产部门有人愿意出席再来谈。否则,我们无法作出任何决定。
从邀请函的讯息看来,这个会议的目的似乎是为了提供资讯。有没有可能发给大家一个摘要概述,而不是召开会议?
我可以推荐别人取代我出席吗?如果那场会议很重要,但它不符合前述第二项标准,因为你不是出席会议的合适人选,那就试着推荐别人参加。务必要花些心力去找合适的人,才不会显得你是在推卸责任。不妨尝试提出以下建议:
你有兴趣听我的意见,令我受宠若惊。但我觉得我不是最有资格讨论这个议题的人。我稍微研究了一下,看起来帕特拥有你们需要的背景。是否合适改邀帕特来取代我?
这是决策会议,所以我认为让我的经理代表我们团队出席,比较合适。
谢谢你邀请我参加这场会议。但我觉得目前我不是出席会议的必要人选。如果你觉得无妨,我想让乔西代表我出席会议。
我可以事先作出贡献吗?如果那场会议不符合第三项标准(你确定那是你可以提供独特价值的重要议题,但你排不出时间出席会议,或出席会议不是你的优先要务),你就有机会事先提供价值。花几分钟写下一些想法,提供给会议主席或合适的与会者。这会比出席整场会议有效率得多。你可以这样回覆召集人:
这会是很重要的讨论。我无法出席,但我会找一些时间来分享我的想法,你可以在开会讨论时参考我的想法。
我很抱歉,我不能参加那场会议。如果我事先告诉你我的想法,是否可以请你在会议上代我提出?
我可以只出席那场会议的一部分吗?如果一个或多个议程项目确实都符合你的三个标准,但其他议程不符合,那么你或许可以只出席会议的一部分。你可以用下列选项之一回覆:
谢谢你的邀请。对我来说,参加重新打造品牌的那个部分的讨论很重要。目前我还有其他要务要处理,所以那个部分的讨论结束之后,我就必须离席。
有没有可能在第一个议程中也讨论重新打造品牌?我不能出席整场会议,但我真的很希望对那个议题有所贡献。
无论你选择哪一个做法,都是要达成三件事。首先,要尽量善用时间。其次,告知会议召集人你作决定的理由,让他了解你为何不能出席。第三,是努力满足会议召集人的需求,即使不是以原本预期的方式做到的。
起初这可能会带来一些文化冲击,但那些每周开会35小时、不堪重负的每一个人,很快就会佩服你的严谨做法。只要记住,对于那些回绝你开会邀请的人,你也必须同样地礼貌对待!
如何礼貌地回绝会议邀请21、身体不适
当对方邀请自己或者请求自己帮忙的时候,直接很不好意思的告诉别人自己身体不舒服,女生的话就用生理期当借口,男人的话就说是头晕之类,说不舒服,别人自然没办法勉强。
2、表示自己无能为力
不管是对方的邀请还是要求,直接告诉对方自己是真的无能为力,自己也不行,不要说得含糊其辞,直接肯定的告诉对方确实不行,这样一来对方立刻就明白了。
3、表示遗憾
肯定一些的告诉对方自己无法做到,然后很礼貌很无奈的告诉对方很遗憾不能参加或者帮忙,都表示遗憾了,对方还要纠缠就过分了对吧?
4、微笑告知有别的事情
直接微笑着告诉对方,实在是不好意思,现在的自己有别的事情要做,不用编借口,直接告诉对方要保密的一件事就可以了,对方若是打破砂锅问到底,直接拒绝。
5、表达歉意或谢意
当说出拒绝对方的话之后,一定要表达歉意或者谢意。如果是请求,要诚恳地说对不起很遗憾不能帮到,如果是邀请,要说谢谢对方的邀请如果可以下次一定去。
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