文员需要掌握的技能
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文员需要掌握的技能,文员,顾名思义,文职工作,一般有行政文员,等很多文员。文员的工作相对来说涉及较广,事务较杂。但是在工作中对工作的质量和效率也是有要求的,那么请看文员需要掌握的技能。
文员需要掌握的技能1
文员工作涉及面较广,事务较繁琐,对完成工作的质量效率也有一定的要求,不同的岗位、不同企业对文员要求也不一样,常见的要求有打字速度快、文字处理能力强、专业对口、身体健康、工作压力承受力强等等。
我认为,一个合格或者优秀的文员应具备如下几点:
1、良好的文字处理能力,这是保证自己工作方向的基础,能让主管省事或另眼相看,这也是提升自己能力和地位的一大法宝。这里的学问很深,自己最好备1本办公文书写作大全之类的书,这是必备的工具书,有些公司配的有,比如我们就有。比如我们公司,聘请了一名兼职秘书,其工资也是1200元/月,每周6到公司 1次即可。
2、电脑应用能力。应能独立操作计算机,熟练操作Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧,政府机关的文员也要求对WPS有一定的认识。
3、能熟练运用各类办公自动化设备,打印机、复印机、传真机、扫描仪、刻录机,如果您对以上机器具有简单维修技能,那一定是领导的掌中宝。
4、良好的沟通协调能力,文员作为基层员工,一定要正确领会领导的意思,一件事不可能让上级主管给你交代了又交代,较强的保密意识也就是责任心。同时,作为文员,接听电话时间也多,作为公司与外界电话联系的第一人,你说沟通技巧重要不呢?当然公司各项业务一定要熟悉和精通。
5、其他能力,如一定的英语知识,较好的记忆力,时间分配能力等综合能力。
需要说明的是:每个企业根据企业不同的阶段要求的能力也不一样,当然,待遇基本也有差别。但文员确实是一个很能培养自己、锻炼自己不错的一个职位。
另外,附上各级文员的一些职责:
办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:
1、接听、转接电话;接待来访人员。
2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
3、负责总经理办公室的清洁卫生。
4、做好会议纪要。
5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6、负责传真件的收发工作。
7、负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
8、做好公司宣传专栏的组稿。
9、按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。
10、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
11、统计每月考勤并交财务做帐,留底。
12、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
13、领导或上级交代的其他工作。
文员需要掌握的技能2
前台文员负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,邮件处理、重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误,等工作。下面是关于前台文员面试技巧,一起来看看吧!
一、求职指导
首先前台人员作为公司的一个形象窗口,不仅仅是要做好自己的本职工作,更重要的是一言一行都代表着公司。前台文员面试必须注重基本的职场礼仪,并做好以下注意事项。
二、面试着装
前台文员作为公司的“脸面”,面试选择职业装会是不错的,显得稳重大方,容易获得面试官的好感。如果没有一时没有职业装,休闲装面试也可以,不过需要注意的是,衣服不要太时髦,色彩尽量淡雅一些,否则会让面试官认为你轻浮,不务实。
三、面试官开场白
“请你用2分钟的时间做一个简单的自我介绍”这是常见的面试提问,并在开场白中提出,面试前台文员自我介绍可参考:
很高兴能有机会来贵公司面试,我叫XXX,今年20岁,我毕业于徐州师范大学个性开朗活泼,办事沉稳,团结协作及责任心强。在xx证券公司工作过一段时间,现在正在加强英语水平的提高。自已非常喜欢文员这项工作,我认为我有能力胜任它,希望贵公司能给与机会。谢谢!
四、前台文员面试题及答案
1、前台文员的基本素质是什么?日常用语有哪些?
答:我认为前台文员的基本素质是踏实肯干,灵活机动,细致周全,积极上进。日常用语有:见面时:“您好!见到您很高兴!”“您有什么事需要我帮忙吗?您是初次来这里吗?路上辛苦了。”“请对我们的工作提出宝贵意见”“请您稍等,我马上帮您去办。”
2、前台文员的具体工作是什么?
答:具体工作包括接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织、信息工作、办公室日常事务、协调工作等几个方面。
3、如何对档案进行分类?标准是什么?
档案分类常用的.有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法,在现实中可根据实际情况结合运用。
4、在工作中如何处理与上下级的关系?
这属于前台工作中的协调部分的内容。
对上级:文员在工作中要维护领导成员的威信和形象,尊敬领导,积极配合领导工作;维护领导层内部的团结,请示或汇报工作,应严格按领导成员职责分工进行,不越级请示,不利于团结的话、闲话、气话不说。
对下级:可个人之间谈心交流;以平等身份、商量的态度、探讨的口气发表自己的意见,征求对方的看法,共同寻求解决问题的最佳办法;以建议的态度、谦逊的语言将自己的意见转告给对方,以达到协调的目的。
5、谈一谈你的个人工作体会。
在我从事文员工作过程中,感觉到了这一职位对外是公司的形象代表公司给别人以第一印象,对内在公司运转过程起着衔接与协调重要作用。作为一名文员,要热爱本职工作,兢兢业业,要有不怕苦不怕累的精神,也要有甘当无名英雄的气概。办事要公道,忠于职守并在工作中努力掌握各项技能。
6、写一份通知。
这个就是基本功了。
五、面试后感谢信
面试后的感谢信就是必须要做的工作,不仅是简单的感谢,还可以再次强调自己的优势所在和渴望得到这份工作的热情。前台文员面试后如何写感谢信?可参考:
六、尊敬的xx先生:
感谢您昨天为我面试花费的时间和精力。和您谈话觉得很愉快,并且了解到许多关于贵公司的情况,包括公司的历史,管理形式以及公司宗旨。
正像我已经谈到过的,我的专业知识、经验和成绩对贵公司是很有用的,尤其是吃苦钻研能力。我还在公司、您本人和我三者之间发现了思想方法和管理方法上的许多共同点。我对贵公司的前途十分有信心,希望有机会和你们共同工作,为公司的发展共同努力。再一次感谢您。希望有机会与您共同为公司的发展作贡献。
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