应该如何提升工作效率
本文已影响2.46W人
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应该如何提升工作效率 ,职场上,人和人的差距最直观的体现就是工作效率,同样一项工作,有人紧赶慢赶要四个小时完成,有人则只需要两小时,可见工作效率的重要性,那么下面跟大家分享应该如何提升工作效率。
1、首先追求结果
很多人抱怨自己辛苦,工作上没有功劳也有苦劳。但要知道这种说辞在职场中,其实是给自己的无业绩和无成果找借口。
一部电影拍得好不好,看的是票房和评价,而不是拍摄过程辛不辛苦。
一个工程达不达标,只看最后的完成效果,而不是工作人员累不累。
所以请记下这句话:要么有成果,要么有好结果。
2、科学安排事务的先后
事件和事件之间无非两种关系:先后关系(先做完甲才能做乙)和并行关系(可以同时做)。
搞清楚工作中各种事情之间的关系,把可以并行处理的工作一起做,这样就会极大地提高工作效率,这个理论的背后涉及统筹的方法论,具体可以参见华罗庚先生的书籍《统筹方法》。
在现代办公中,完成一个项目少则十几个步骤,多则几十个步骤,其中涉及大大小小数百份文件,有些还需要领导签字,这样做非常有必要。
3、把握“零噪音”时段
什么是零噪音环境就是指没有他人或者电话打扰的,你可以安静思考问题的环境。
在公司工作,在家里陪伴家人,我们都几乎不可能获得“零打扰”时间段,而全天24小时中,唯有早起后的时段是绝佳的选择,抓住这段时间极有可能使你的人生换道超车。
对大部分人来说,早起还可以治“深夜手机依赖症”这种“病 ”。为了能早起,就得早睡,从而治好“躺床刷”的毛病。
早起后的这段时间是宁静且高效的。
利用好这段无打扰的时间,反思过去,计划未来,从杂事中挑出最重要的3件事首先完成,这样我们的`人生就容易出成果。
4、勇于给上级汇报进度
如果你的工作时常被领导询问进度,这时你就要注意了,领导已经在提醒或是催促你了,而且一般情况下,由于你是被提醒的,事情多半是出乎你意料的,所以你做出的反应多半也会是负向的。
所以为了干好工作,我们尽可能要做到主动向领导汇报工作进展,这样做有几个好处:
第一,让领导了解你现阶段在做什么,从而不会给你委派新的工作。
有些人因为领导派的活多而杂,导致自己的工作出不了成果。但这不能怪领导,领导的事情很多,记不清你的任务量很正常,所以我们要主动汇报。
第二,让领导了解你遇到的困难,从而支持你完成工作。
工作中我们难免会遇到一些超出我们能力或者职权的困难,主动汇报工作进度就是变相地求助领导,有时候领导的一个电话顶我们几个小时的艰难谈判。
5、不要轻易答应非直属上级委派的任务
“三思而后行”放在这里绝对适用。
尤其是面对一个非直属领导跨部门给你委派工作任务,如果你自己不能很恰当地拒绝,那可以请示一下自己的直属领导。
同事之间,简单的小忙,像顺路拿个快递能帮的可以帮,但是超过1小时,比如帮赶一份报告,甚至要占用你一个上午的时间就需要慎重了。
6、写工作日记
我们有时候会觉得自己的事儿很多,但又不知道能先做哪一件。
要解决这种情况,我的建议是:在纸上或者手机App上把自己要做的事情全部记录下来,清空自己的大脑。
来自美国的研究报告称:如果你把自己的目标写下来,你完成它们的可能性会比不写下来高出33%。
所以,记录非常重要!
1、做日/周工作计划并经常回顾
不管你习惯用PPT、Excel或是其他办公软件,一定得给自己制定个日/周工作计划,包括上周工作进展和本周工作计划。
针对每一项工作或任务,详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事等。
这样方便自己定期回顾任务的状态,是待开始、进行中、延误还是取消,有利于自己针对不同情况采取下一步措施。
2、会议前的高效准备
参加会议时,经常看到一些人匆忙坐下,一脸茫然地看着主持人,被问到项目进展,支支吾吾,一看就是没有什么准备。
为了避免这种尴尬局面,需要提前做这些准备:
提前看看会议日程,和自己相关的部分主要涉及什么话题;
是否需要对上次未完成事项进行更新;
是否需要提前搜集和准备数据、资料及文件;
是否需要提前听取有关部门意见等等。
3、学会判断任务优先级
每天手头的工作很多,既有正在进行中的,也有被领导和同事临时甩过来的,如果不分轻重缓急,就会感觉毫无头绪,倍感焦虑。
因此,需要学会根据这样两个维度判断任务的先后顺序。即:
重要性(重要vs.不重要??)
紧迫性(紧急vs.不紧急)
根据这两个维度可以划分出4个象限,将待办事项依次放入4个象限,就可以清晰判断出,紧急而重要的事情一定是最优先级,需要马上处理的。
4、多种沟通渠道并用,而不是单纯依赖于邮件
电子邮件俨然已经成为单位内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件、会议通知、讨论问题、汇报工作,无一例外都是通过邮件完成。
但如果此时你完全依赖邮件一个沟通渠道,会发现有时真的会坏事,尤其是重要或紧急的.工作。
因为邮件不是即时通信系统,人们不是随时在线或者随时可以回应的,比如会议中或外出时间,就无法做到随时回复。
所以,如遇紧急重大问题或通知,一定记得打电话反复确认,确保万无一失。
5、未完成事项提醒
有的人非常喜欢将“告示贴”(或叫“口水贴”)贴在工位搁板上,上面写满了待办事项或需要特别提醒、关注的事项。这的确是个很好的办法。??
小小一块贴纸,记录了事项的重点,比如时间、电话、找谁。醒目地提醒和督促你这件事情还没完成,需要赶紧搞定,因为你肯定接受不了一张贴纸在那里好几天都岿然不动。
一旦完成,你就可以放心大胆地撕下去,然后将新的待办重要事项贴上去,颇有成就感。
6、先梳理一天工作内容
为了避免自己一天忙得昏天黑地,在早上刚到办公室,头脑清醒的时候,将自己的日历(或者电子日历)打开,看看今天的主要工作内容有哪些,然后根据优先级分配自己的工作时间和精力。
这样就可以让自己做到心中有数,不仅不会遗漏重要工作,还会容易把控节奏,自信满满迎接新一天。
7、番茄工作法
就是选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。
这样我们就会比较容易专注在工作本身,而不容易走神或下意识地刷手机。因为人的注意力一旦被打断,重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间。
8、将本周或下周待开会议提前发出邀请
很多人习惯临时抱佛脚,突然发出邀请召集同事开会,这么做通常效果很差。因为没有提前预约,同事要么在出差,要么这个时间段已经被占用。
因此,如果不是特别紧急的会议,最好提前一周就发出会议邀请,提前将被邀请人的时间固定,也方便他人在空闲时间段安排其他工作。
另外,发完会议邀请也不是万事大吉,你需要在会议之前1~2天发个邮件提醒,以确保大家准时出席会议而没有遗忘或发生时间冲突。
1、一次把事情做对
你可以盘点一下自己每天的日常工作事项,有多少属于“返工”,即第一遍没有做对,或者没有做合格,现在重新做或进一步完善。如果你一天的工作有超过一半都在返工,或花费了大量时间反复修改一项工作,那么你必然无暇处理新的工作任务,而新任务不会因为你要返工就不来找你。
于是,你只能将新任务先搁置在一边,等有时间了再去处理。当新任务越积越多,你很容易敷衍了事,而敷衍了事的后果就是容易出错,进而导致返工、重做或不断修改。如此循环往复,你始终无法逃离低效的漩涡。
所以,要想提升工作效率,就要一次把事情做对,减少返工的频次,降低返工的可能性,这样才能确保工作任务不被积压,也才能确保工作的品质。
要把事情一次性做对,有两个要素非常重要:一是业务能力,二是做事态度。
业务能力直接决定了你能否快速解问题,如果业务能力不强,对工作的流程、具体操作等还不是特别清楚,那么出错的概率就很大。此外,如果业务能力不强,做的工作总是不能让领导满意,那么就不得不反反复复地修改,直到让领导满意。
业务能力决定了你能不能完成工作,而做事态度侧决定了你能不能做好工作。尤其是一些需要非常注重细节的工作,如果做事的态度不端正,就很容易忍视细节,进而导致返工。还有一些领导格外重视的工作,如果做事的态度不严谨,一次做不到让领导满意,那么就会不断返工。
简而言之,你要通过提升自身的专业能力,以及不断端正和调整自己的心态,让自已对待工作中的每一件事,都一次性做对、做好,你返工的频次越低,你的效率就会越高。
2、减少常识性错误
常识是看清事物本职,并依照事物规律做事的诀窍。常识性错误就是明明知道是违背常识的事情,却还依然在做。比如,很多公司天天都在开会过PPT,但最终问题还是没有得到解决。再此如,明明在航空公司搞特价时,商务舱此经济舱便宜很多,也还是不允许员工做商务舱,因为级别和报销标准不对等。
所以,要想提升工作效率,除了要一次把事情做对,还要能减少常识性的错误,要根据常识做事,而不是根据既定的规则或程序做事。
要减少常识性的错误,你需要做好两件事情:一是善于发现问题的眼晴,二是敢于发声的勇气。
“善于发现问题的`眼睛”即你要能在工作中发现不合理的流程、规定等违背常识规则或程序,“敢于发声的勇气”即发现问题后,你要能跟领导进行沟通,不断修订和优化工作的规则和程序。
简而言之,很多公司都存在违背常识的规侧或程序,而这些常识性的错误在很大程度上影响了人的工作效率。因此,要想提升工作效率,就要有一双善于发现问题的眼晴,发现这些常识性的错误,并勇于提出来,共同解决问题,做到用常识做事。
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