工作中的邮件礼仪发送技巧
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工作中的邮件礼仪发送技巧。在职场工作时,我们不仅在生活上要注重礼仪,发送邮件时也应该注重礼仪,这样老板对你的印象分才会高。那么接下来我们就来详细了解下工作中的邮件礼仪发送技巧。
工作中的邮件礼仪发送技巧1
1、邮件发送主题一定要简洁明了
同一封邮件的一系列答复,最好用同一个主题,这就要求第一个发起邮件的写信人能够写一个简洁明了的主题,这样,即使在后续的回复中内容发生了较多的变更,变更人只需在邮件主题上再附加一个简洁的备注即可,既保持了队列,又不致于显得冗长。
2、邮件发送切忌避免空白标题
3、邮件主题内容需方便收件人日后查询
比如我是做交付的,合同号是我唯一的查询条件,所以每封关于合同的邮件,我都会将合同号标注在主题中;比如我写给货运主管的邮件,就会尽量把发货指令标注在主题中;
4、回复邮件需有头有尾,讲完整的话
回复给别人的邮件一定要说一句完整的话,避免歧义。否则,产生的后果在工作中是无法度量的。
5、转发邮件必须澄清前因后果
转发给别人的邮件,尤其是给领导的邮件,一定要将事件的`背景及过程简要阐释,避免对方还需要一条条查收历史邮件,不仅浪费时间,而且容易理解偏差;
6、回复,转发最好选择“附带原文”、“不带附件”
这样做方便收件人全面了解历史信息。
工作中的邮件礼仪发送技巧2
1、称呼与问候
在邮件的开头第一行顶格写,礼貌称呼收件人,也是明确提醒收件人邮件是面向对方的,需要给出必要的反馈。
在多个收件人的情况下可以称呼大家。如果收件人有职务,应以职务尊称,比如“X总”;如果不清楚对方职务,以“x先生”、“Y小姐”称呼,前提是性别清楚。
2、抄送和发送
写邮件时,收件人可以是你的直属领导,抄送高级领导。这样你的直属领导会回复后,再发送给高级领导汇报请示。
3、表格图片和多文字内容
请添加附件,在正式邮件中不要直接插图,可以在邮件末尾,添加一行文字:图片(文档)请参看附件下载!
4、邮件正文应言简意赅
能用一句话说清楚,就不要用两句话,越简洁明了越好。不要上来一大段没有标点符号、乌泱泱成段的文字,主次不分,重点不明,阅读者很容易放弃邮件。
好的邮件通俗易懂,会把邮件分成一二三大点,每个点下面分成几个小块说明,重点突出(加粗、下划线、或者用颜色标注),主次分明,以重要和紧急程度倒序排列。
5、邮件回复应及时
如果邮件需要尽快回复,在正文直接礼貌提出,事情比较着急,请领导尽快批复,感谢!领导很忙,如果你没有及时收到邮件,可以电话问一下。
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