如何做好自己的时间管理
本文已影响2.78W人
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如何做好自己的时间管理。我们每天都有许多的事情去做,如果不能合理安排自己的时间,那么就会显得很有压力,觉得不够时间去做。那么让我们了解一下如何做好自己的时间管理?
1、明确自己的首要任务
不单是工作任务在变化,每个人的琐事、杂务也越来越多,但所有的事情一定要分清重要程度,优先把我们的精力和时间放到最重要的任务上。
一天或一周中一定有些事情要比其它事情更重要,我们的目标就是一天完成最多三件要事就足够了。
一定要尽量减少自己的目标和关注方向,你的精力和时间都有限,想成功就要学会焦虑在最重要的事情上,而不是把有限的时间和精力分散到5、10个不同的方向上,那你永远都不会成功。
最重要的事情只有一件
为什么时间管理上讲优先做的事情是最重要但不紧急的事情?
2、减少切换的次数
当你面临多任务时,最好的方式就是减少切换的次数。
怎么能做到呢?就是减少干扰。当你做事情的情况,尽可能一切可能减少各种你能预测得到的干扰信息。比如你在写文章时,把QQ关掉和你电脑上所有能弹出消息的软件全部关闭,如果不需要搜索网站,最好连浏览器也关闭。
否则当你正在专心致致的解决问题,弹出一个QQ消息、一条热点新闻、一个新邮件到达的提示,这会立刻打断你的注意力,让你当前的任务切换到新的信息上面,这一切都是下意义的,完全不由你控制。
除此之外,做重要事情,开会、沟通、写作,做决定时最好把手机静音,倒扣在桌面上,免得手机也来干扰你。
我经常会在做一些重要工作时,拿着笔记本找到一间无人的会议室进行工作,然后把手机放到办公桌上。工作1、2个小时之后,再走出来会议室,看看手机或电脑上是否有需要处理的事情。
3、不实时在线
到现在为止,我为了减少干扰,基本上把手机上绝多数通知全部关闭、不用微信朋友圈,不刷微博,QQ、邮件一天只上1、2次。
微信因为工作相关,在一天控制只刷几次。并且不会在所有的工具上实时在线,并且立刻给出反馈。
一定中会刻意的留出几个固定的大块时间去阅读、思考、运动。
很多人一直说自己没时间,但是在手机上安装小容、24PI之类的记录软件,就会发现每天在手机上使用的时间会远远超出你的想象。
有没有什么高效使用微信的.经验?
4、批量处理
不管如何管理时间,总会有大量的杂事处理。对于这些事情最好的方式就是批量处理同一类似的任务,能大幅提高效率。
两种方式:
把同一类型的任务集中到同一时间段处理处理。
不相关的任务、杂事集中到一起处理
5、学会拒绝、练习授权
不是所有的任务都需要接受,学会拒绝,看看以前写的老好人系列。
当你在处于管理工作时,最好的方式就是练习授权,把其它人可以完成的事情或价值不高的事情,都安排给其它人处理,自己专注在最重要的事情上。
6、学会精力管理
保持充足的睡眠,学会放松,知道如何给自己充电,让自己的状态一直保持到最好。
学会充电让你的动力满格
BBC 睡眠十律的10个睡眠建议
学会有效的休息
1、直奔主题、聪明人要远离琐碎,保持焦点
由于我们一次只能踏上一条船,“船”的选择便显得格外重要。为此,经济学家告诉我们,要保持焦点:一次只做一件事情,一个时期只有一个重点。西屋电脑公司总经理迪席勒办公室门上的标语是:“不要带问题给我,带答案来。”
2、80/20原则
要把精力集中在最出成绩的地方,所谓“好钢用在刀刃上。”只要你细心地总结一下,你就会发现:你得到的80%的帮助来自于你20%的朋友,与此同时,你投入的80%的精力却只得到20%的收益。我们常常是把大多数时间和精力花在并不很重要的地方。
一位年轻的推销员售油漆时,头一个月仅挣了160美元。他仔细分析了他的销售图表,发现他的80%收益来年历20%的客户,但是他却对所有的客户花费了同样的时间。于是,他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员,而他则把精力集中到最有希望的客户上。不久,他一个月赚了1000美元。他从未放弃这一原则并最终成为这家公司的主席。
3、现在就做
当一位企业巨子被问到“成功的秘诀”时,他只说了四个字:“现在就做”.拖延或日推迟开始是大量时间被浪费的主要原因。许多人习惯于“等候情绪”,也就是花费很多时间以“进入状态”,却不知状态是干出来而非等出来的。记往,栽一棵树的最好的时间是20年前,第二个最好的时间的现在。
4、“不得不走”
不要被无聊的人缠住,也不要在不必要的地方逗留太久。在现实生活中,一个人只有学会说“不”,他才会得到真正提自由。成功的人大多是有个性的人,他们敢作敢为,敢于说“不”.他们的心里有一个闹钟,当“不得不走”时,它就会及时地响起。他们懂得限制时间,不仅是对自己,也是对别人。
脱口秀明星拉瑞·金说:“我发现在生命中得到的愈多,不论是职业上或金钱上,你就可以挑选得愈挑剔,我现在已经没有非去不可的午餐了。”
5、避免争论
在这个“共生的时代”,宽容的心态与合作的意识会使人如沐春风。宽容的人会本能地避免争论。因为无谓的争论,不仅会影响情绪和人际关系,而且还会浪费大量时间,到头来往往解决不了什么问题。说的越多,做的'越少,聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。
有经济头脑的人,不仅与人为病况,而且总是尽可能地配合别人,比如开会守时、自觉遵守社会秩序。因为他深知,你耽误了别人的时间,别人就有理由耽误你的时间,一个人的不自觉会导致很多的人不自觉,“榜样的力量是无穷的”.
6、成本观念
经济学非常讲究成本。对待时间,就要像对待经营一样,时刻要有一个“成本”的观念,要算好账。在生活中有许多属于“一分钱智慧几小时愚蠢”的事例,如为省一元钱而排半小时队,为省两毛钱而步行三站地等等,其实都是极不划算的。在国外,给小费有时是为了赢得时间。
在经济学中,休闲也是有成本的,它的机会成本就放弃了工作所能带来的收益。因此成功人士十分推崇积极休闲,因为“不同的歌声会带来不同的心情”.在他们看来,积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流,比如打羽毛球、看体育比赛、踏青、去图书馆、参加文化沙龙、听讲座、写作以及知心朋友间的聊天等都很有好处。
1、有些事情没必要去做
生活中总是有很多人成天忙忙碌碌,从早到晚转的像个停不下来的陀螺,别说自己的感受了,身边的人看着都觉得累。但其实认真想想,真的有那么多事要忙吗?其实仔细想想,每天花费了大量时间去做的某些事情,对于我们而言真的有意义吗?
管理者在工作的过程中,应该对自己每天要做的事情和行程安排等做一个详细的统计,然后再把这些事情做一个排序,从非常重要到不重要的事情,你会发现其实有很多事情我们根本没必要去做,或者说有些事情,即使我们去了做了也只是在浪费自己时间,并不能换来好的结果。
为了方便我们寻找这些浪费时间的工作或活动,我们需要拿出时间记录,并逐一询问,“如果不这样做会发生什么?”如果你认为“不会有影响”,那么它应该立即取消。
然而,许多经理和忙碌的人每天都会做一些他们认为很难放弃的事情,比如被邀请参加一个聚会或参加一个组织的聚会,等等。他们不知道自己花了多少时间。而这些工作本身既不感兴趣,也无法获得足够的价值。
但他们却要承受这些重担,年复一年,就像天灾一样,躲不住。其实,处理这样的事情,我们应该考察它是否对组织有贡献,对自己有没有贡献,对对方的组织有没有贡献。如果没有,可以拒绝。
2、不要浪费员工的时间
这种情况在企业管理的过程中偶尔会发生,它的效果并不明显,但有一个简单的方法来诊断它是如何发生的以及何时发生的:问问你的下属。
高效的管理者知道如何系统而真诚地问下属:请想想我经常做些什么来浪费你的时间而没有效果?问这样的问题,并要求对方说出真相,才是真正高效管理者的.素质。
其实常见的一种现象就是集体开会,在开会的时间有些领导者总是要求全员参与,但会议上所说的事情却很可能可大多数员工的工作根本沾不上边,这其实就是在公然的浪费大家的时间。
即使管理者处理有效的工作,他们处理它的方式可能会浪费其他人的时间。许多知识工作者知道什么会浪费他们的时间,但他们不敢面对这个问题。他们害怕因为小损失而犯错误,但即使有什么错误,也可以很快的弥补。
3、做一个时间管理计划
如果我们想要知道自己的时候都花在了什么地方,以及如何合理的利用好自己的时间,那么我们首先就应该学会记录自己的时间。
方法很简单,无论你做什么事情,你都可以用个小本子记录下来,并详细说明你为了做这件事情花了多少的时间。
很多人可能都有这样的经历,整天忙个不停,最后一件事还没有完成,做事情的时候,总有各种内外干扰因素干扰着你,让你无法从头到尾专心完成一件事。番茄工作法是可以帮助你解决这一困境的良药。
其核心思想是“化大为小,集中精力,一个一个打破”。它提倡记录工作和生活中的任务。每天早上,我们都要把需要做的事情排好轻重缓急,先做重要的事,再做次要的事,然后把工作时间分成“25分钟”并设置闹钟,集中精力工作25分钟,休息5分钟,然后再开启一个工作流程。
每四个番茄钟后,你可以有一个较长的休息时间,这样,产生一个有效的工作节奏,做起事来也会更加轻松。
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