如何在短时间内完成大量工作
本文已影响2.63W人
本文已影响2.63W人
如何在短时间内完成大量工作,我们在功能工作中,如果不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;所以要抓住重点,提高效率,以下聊聊如何在短时间内完成大量工作。
1.搞清楚工作的目标与要求,可避免重复作业,减少错误的机会
你必须理清的问题包括:我现在的工作必须做出哪些改变?可否建议我,要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?
2.懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度
对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。
在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响即有的工作进度,而且会因为你的拖延而影响到其他人?并且你是否真的可以达到对方要求的目标?
3.主动提醒老板排定优先级,可大幅地减轻工作负担
“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理。”但是问题有没有可能是出在你自己身上?你有没有适当地反映真实情况?如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。
你当然不可能同时完成这么多的工作,为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考,估谅他面临的压力。你该做的是协助主管解决问题,而不是把问题推给主管。当然,更不应该自己承受问题。
4.报告时要有自己的观点,只需少量的有用信息即可让老板感到满意
多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多,“万一老板问起来,答不出来,该怎么办?”根据美国商业心理顾问公司的心理学家约翰?维佛所进行的研究,有10%~15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时手中的数据不够多,感到恐惧的人数比例又会更多。
其实,这种担扰是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果又缺乏解释,对于老板将一点帮助也没有。“内容清简,切中要点,最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰?维佛询问多位资深主管对于报告内容的要求时,所得出的普遍性结论。
你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。
5.做简报时增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间
真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。你不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。
在做任何的简报之前,你必须思考以下3点原则:希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?
接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话,提出问题,可以让你和听众有互动的机会。这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容,其余的时间应该是与听众互动。
6.有效过滤邮件,让自己的注意力集中在最重要的信息上
正确的过滤流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。
7.邮件内容尽量精简,节省写信的时间并增加对方响应的机会
“最容易阅读、理解与回复的信件,最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施“追求简单”的研究计划时,一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。
你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容易阅读,能节省对方的时间。该怎么做呢?你必须:把每一封电子邮件的内容限制在大约8到12句的范围内;超过20个字就应换行;如果超过3行必须空行。
8.当没有沟通的可能时,不要浪费时间想要改变
不论你是提出什么样的想法或意见,每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管,完全没有沟通的可能时,你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择:你是否能够接受这样的`工作环境,凡事只依照主管的意见做事,还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。
9.只要取得信任,不需要反复的沟通,同样可争取到你要的资源
老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什么是让你的老板感到最头痛的问题?是无法依照原定计划完成,还是无法掌控情况,对于未来感到不确定?是希望员工能够做得更多,以降低成本?当你在争取预算时,必须先想清楚老板可能担心的问题,这作为你说服老板的理由,是最有效的。
而且,不要只强调你单位或是部门的需求,你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题,达成目标。所以,你的重点在于老板所担心的问题,而不是预算数字。
当你第一次提了要求时,最重要的是让老板了解你的提案,会议时间越短越好,最好不要超过15分钟。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算,这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题,通常成功机会可高达8成以上。
10.专注于工作本身,而不是业绩评量的名目,这样才能真正有好的表现
你要做的只有以下两件事情:
至少每个月询问你的主管:“我做得如何?”尽量提出具体的问题,例如:“老板对于我所排定的进度是否有什么意见?”“我想会议流程非常顺畅,你认为还有地方要改进的吗?”
你应该随时和主管沟通自己的工作表现,而不是只有在每年一次的业绩评量,这样你可以事先知道自己的缺点在哪,及时做出改正,同时也可以了解主管的期望。
至少每个月询问:“原先的工作安排有没有必要调整?”也许你的目标是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的环境有所改变,先前所设定的目标势必做出调整,所以应该随时确定最优先的目标是哪些。
怎样在短时间内把事情做好
每天要完成的工作,可以制定成行动进度表,有助于统一安排每天要做哪些事,哪些任务是必须做的,哪些任务是紧急要做的。
为了在短时间内把事情做好,可以遵循以下的要点:
(1)集中精力,保持心平气和,把需要完成的事情一一记录下来,按部就班执行完每一个任务;
(2)将整件工作划分成几个独立的小部分,每个部分也可以分成几个步骤,这样使工作变得有条理,容易上手开始工作;
(3)制定每天的工作目标,并将每天的任务,按紧要程度进行排序,做好计划,一切按照计划执行;
(4)把较为复杂又艰巨的工作,放在最先完成,而且最好是放在上午完成,这样可以减轻工作的压力,也可以减少意志力的消耗;
(5)把已经完成的工作,或已经完成的步骤记录下来,可以进行回顾,看看还有什么需要改进、更新的地方;
(6)为每一个独立步骤,设定最后的完成期限,不论在什么情况下,都不要超出完成期限,让工作进度不被打乱;
(7)偶尔暂停下来,复盘一下自己的工作,避免在自己不知道的情况下,一味埋头苦干而迷失了方向。
4种方法提高工作效率
我们总是希望能高效认真地完成工作,巩固自己在公司中的地位,得到更多的锻炼机会,让自己得到成长和发展。那么,如何才能提高工作效率呢?以下四种方法,你不妨尝试一下。
1、激励自我:我们可以为自己设定一个奖惩措施,每完成一项工作任务,就为自己记上一笔,完成若干任务时,就可以获得一个大的奖励。反之,如果没有完成工作,就必须惩罚自己。
只有明确执行这些奖罚措施,我们才能全力以赴地去完成工作。如果担心自己不能按时完成工作,可以将自己的计划,告诉同事或朋友,让他们为你做监督。这样做,往往会加倍努力来完成工作,效率也自然而然地提高了。
2、全力以赴地冲刺:当我们遇到困难的工作时,更应该全力猛攻,向时间的终点全力冲刺。我们可以定一个完成任务的最后时限,在到时间前毫不松懈地完成任务。例如你是五点钟下班,那么你可以设定,在到五点整以前,全力以赴地面对工作、完成设定好的任务,五点后立刻结束工作,做回家的准备。
3、只做自己该做的事:每个人的精力都是有限的,所以要考虑好自己的职责范围,做自己该做的事,努力做好。处理好自己职责范围内的事,不要去参与你职责范围之外的,不然可能会本末倒置,连自己的工作都没有做好。
如果你是一位领导,就要善于授权,让有能力的下属处理好的工作,细节交给他们处理,你负责统筹安排,听取他们的处理结果的汇报。
4、采取快捷的工作方式:如果能够采取快捷的方式去工作,将不知节省多少时间。在生活中,我们在完成同样的工作时,高效工作者会先动脑思考,然后找到比别人快捷迅速的方式完成任务。那么在完成一项任务前,我们根据什么原则选择出快捷的方式呢?主要的参考因素是:任务的紧急程度、自己所处的环境、交通和通信条件等,参考这些因素来选择最佳方式。
发现下属工作时间做兼职应如何处理
如何做好时间管理和高效工作
如何提高工作效率赶走时间小偷
夏季最时髦发型 短时间就能完成的三股辫盘发
恒大三家公司年报审计工作未完成将暂时停牌
工作中如何高效规划时间
员工在非工作时间打架能否被解雇
如何在工作中做好本职工作
怎么在短时间内瘦腿 快速瘦腿的动作
李荣浩自夸写歌速度很快 曝《李白》词曲超短完成时间
如何提高工作效率和工作质量
怎样在短时间内丰胸,短时间内如何丰胸
男生如何在短时间内变白变帅?
如何提高工作质量和工作能力
职场攻略如何在25分钟内提高工作效率
如何激励员工完成目标
人的灵性能量如何在瞬间开启
如何才能把需要的工作变成喜欢的工作
如何在半个月内变成冷白皮
如何让孩子独立完成作业
上班如何规划挤奶时间和兼顾工作
如何完善工作流程
如何培养孩子独立完成作业
工间休息时间拟计入工时日工作时间禁超11小时
工作压力大的时候如何调节
工作在生存与兴趣之间挣扎该如何选择
工伤认定应该在什么时间内提出申请
关于哺乳期工作时间是如何规定
月经时间短量少是什么原因 月经时间短量少怎么办
如何让你的时尚拥有消减时间的力量
怎样在短时间内提高成绩 如何在短期内迅速提高成绩
在工作中如何制定工作计划
如何让孩子自觉的完成作业