如何完善工作流程
本文已影响2.07W人
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如何完善工作流程,在工作中常常需制定相应的流程。—个完善合理的工作流程不仅可以把员工从繁冗的工作中解脱出来,而且能大大提高员工的工作效率。那么,如何完善工作流程?
如何完善工作流程1
1、建立工作流程
每项工作的完成过程都有一个固定模式,这个模式可以指导执行人较好地完成工作。
例如,一提到做一道菜,很多人就会想到买菜、做菜。买菜是必不可少的,不过这个步骤和其他补充原材料的过程都只是前期准备工作。最关键的一步是炒菜。要想做出一道色香味俱佳的菜肴,要按照一定的程序一步步地去做,一旦哪个环节出了差错,整道菜就毁了。如要先将蔬菜在开水里烫过再放入锅中翻炒,就很有可能做出一道完美的菜肴:但如果先炒、再烫,那恐怕就会很难吃。一个团队完成某项任务时也是如此。如果不按照一定的顺序进行,就会产生许多麻烦。
所谓工作流程,是指完成工作任务的事项的流向顺序。工作流程包括很多内容,比如工作过程中的环节、步骤和程序等。通俗地说,工作流程就是要明确完成任务需要做什么、怎么做、按照什么顺序做。也就是说,在具体的工作实践中,领导者头脑中要有一个“箭头”。所谓的“箭头”,即在面对冗杂的工作内容时,要抽丝剥茧,准确地判断出应该先做哪一步,再做哪一步,从而建立一个能减轻工作压力,并提高工作效率的工作流程。
2、简化工作流程
通用电气前CEO杰克·韦尔奇说过这样一句话:“管理效率出自简单”很多团队已经意识到了简化工作的重要性,员工在面对一堆毫无头绪、十分复杂的工作表时,是很难有工作积极性的。所以,无论是从提高工作效率还是对员工的“人性化”管理方面考虑,领导者都应尽量简化工作流程。
简单管理是团队管理中的一个很好的管理模式。简单管理不仅是对领导者的工作要求,同时也是对员工素质的要求,因为简化工作也是优秀员工的一个必备素质。
宝洁公司就有一条标语:一页备忘录。这是宝洁公司多年来总结的重要管理经验。公司中任何超过一页的建议或方案都属于浪费。“一页备忘录”也是对员工提出的严格要求,因为员工首先要把工作内容“吃透”,然后经过归纳,总结出不超过一页的文字内容。
一个完善的工作流程不仅会减轻员工的工作压力,还有助于领导者站在全局的角度来管理团队。清晰的工作流程可以给予团队各部门明确的任务指向,并且到了哪一步、指向哪一步都有明确的划分,这样员工的执行力和工作效率才会较高。
3、审查工作流程
对工作流程进行建立和简化后还要再进行工作流程的审查,甚至重排。重排工作流程是将所有作业环节按照合理的顺序重新排列,或改变其他要素顺序后,重新安排各作业环节的顺序和步骤,也就是通过调整各环节的作业顺序,使作业更有条理,工作效率更高。
那么,怎样才能保证流程的合理性呢?
(1)衡量各环节的合理度。
员工提出“何人、何处、何时”三个问题,来检验流程中各个环节的安排是否合理。一旦发现不合理之处,立即重新排序,使各环节都保持最佳顺序,从而保证工作环节的有序性。对各环节合理度的衡量,可以从以下三个方面开始。
①何人:该环节由谁操作?操作技能是否娴熟?该环节的工作是否是该员工最擅长的?是否存在岗位与员工能力不匹配的现象?
②何处:各环节的操作场所之间距离是否合适,是否便于工作交接?如果将某此环节的操作场所调换,是否可以缩短工作交接的时间?调整设备仪器的摆放位置后,操作者使用起来是否更加方便?
③用多少时间:何时开始,何时结束,在各个环节之间的移动时间、等待时间、加工时间,以及由于机器故障、部件无法到位等问题引起的延迟时间分别是多少?时间安排是否过于紧凑而使员工感到紧张、疲劳?如果时间安排过于宽松,是否难以在交期前完成任务?
(2)理清逻辑顺序。
工作流程中可能只有几个环节,也可能有数以百计的作业环节。如果对各环节排序不当,将造成将造成工作秩序混乱,无形中延长作业时间。环节顺序的安排是否符合逻辑、是否清晰,可以从以下两个方面评价。
①是否等待:一个环节完成后,员工是否需要等待其他环节结束,才能共同进入下一环节?
②是否混乱:一个环节的开展,是否需要下一环节的完成结果作为辅助? 一旦出现等待或混乱的状态,必须采取以下方法予以调整。
③减少等待:了解完成各环节工作作业需要的时间,提前处理等待的环节,保证各环节不必等待即可与其他环节一起进入下一环节。
④避免混乱:了解各环节之间的联系,分清哪个环节应在前、哪个环节应在后,前一环节结束后才能开展后一环节的作业,以保证各环节之间的有序性。
如何完善工作流程2
工作流程怎么写
工作流程的制定要根据具体任务的情况进行,以我们公司为例。在长时间的尝试和修正之后,我们最终将我们的工作流程核心确定在了3个方向。计划、记录、总结。
对于员工来说这是一个个人成长的机会,也提高了工作效率;对于企业管理者来说,方便掌握员工的工作饱和度,同时能够随时了解到员工工作中遇到的问题,并尽快的给予帮助。
做计划。写计划是为了能够让员工养成有目标的习惯。我们结合日事清软件,将做计划分成两步,收集&整理。收集是将所有的事情添加到日事清收纳箱,整理是将收纳箱里面的计划分类都四象限表格。这样避免了年轻人注意力不集中和过度思考的`问题。
做记录。每个人的记忆能力都是有限的,而我们每天面对的工作内容不尽相同,所以做记录是为了能够减轻记忆压力,随时能够了解任务的详细情况。日事清软件在这个方面为我们提供了看板功能,不但能够方便做任务记录,而且在团队沟通上每一个任务都有单独的讨论区,实现在线即时沟通,减少了时间成本。
写总结。写总结对于个人来讲能够进行阶段性回顾,对员工个人的成长是非常必要的。对于企业来讲,方便管理者了解员工的工作饱和度和员工在工作终于到的问题,并及时给予帮助。但几乎没有多少人开始就有写总结的习惯,即便写了也坚持不了多久。日事清提供了自动生成工作总结功能,在此基础上略加修改,循序渐进的培养写总结习惯。
就像生产一个产品一样,无论是怎样高大上的愿景和设计,落实到实际的操作中都是要从最不起眼的原料做起。工作流程管理也是一样的,豆腐渣盖出的房子再华丽也不实用,根基才是最重要的,而企业的根基并不是靠梦想就能搭建的,而是要适合自身的人才。
如何完善工作流程3
怎样制定工作流程
了解任务
你必须熟悉这项工作任务的全部内容,从开始到结束,不放过任何一个细节及问题。
任务分解
将任务进行分解,按照时间节点、涉及人员、物料、方法、同步推进、顺序推进等进行划分,而后再细化提交、讨论、监督、审核、责任等模块。
相关沟通
在流程中涉及到的部门和人员要与其进行充分沟通,对于环节问题进行讨论,并确定流程范围内的相关责任问题,确保人与环节能够对接。
流程要素
要素涵盖任务内容、任务量、分类任务节点、涉及人员、结果指标、时间要求、监督人、审核人、确定、责任、备注说明等。
流程释义
流程分类后,要对流程进行解读和释义,发现其中问题,看是否有简化的方法,而后进行完善,再解读,直到能够很好的描述一项工作的全部环节。
召集讨论
组织召开会议,邀请环节负责人到场,逐条解读分析,并记录问题予以解答、修改、完善。
抄送备份
已经确定的流程,要抄送所有与会人员。同时,备份存档。
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