如何学会安排工作
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如何学会安排工作,作为领导最重要的是要带领下属做出成绩,日常工作中如何分配工作就能体现出领导水平的高低。下面来看看如何学会安排工作。
工作安排的六个步骤
六个前提
1.适当:安排稍微有挑战性的工作,可以适当锻炼员工,但不能超过其能力太多。否则,员工就会认为,任务难度太大,反正怎么干都完成不了,干脆放弃了。
2、可控:任务安排下去,没有过程检查,很容易造成管理失控;说检查但又不检查,员工自然就敷衍了事。
3、带责:我们都知道要责任、权力、利益对等,但员工执行任务时,往往想到的是权力和利益,淡化了责任,管理者在安排前就要强调责任。
4、整体:上级不是只有一个下级,他也不是只有一项工作。上级要做好平衡,避免鞭打快牛,失去公平。
5、信任:既然交给员工做,就大胆放权,控制好自己的指挥欲,做一个安静的.副驾驶。
6、考绩:时刻要记得,你要的结果是什么,不能因为员工抱怨就打折。提前告知员工,你要的结果是什么。
六个步骤
1、为什么要解释工作的重要性?因为上下级不在一个层面,对事情的认知也有很大差异,所以请花点时间告诉他,这件事为什么重要。
2、安排任务时,一定要把你的要求明确说出来,并设定具体标准,并且把它作为工作检查的依据和考核的标准。
3、界定职权范围:哪些事情可以做,哪些事情不能做,一定要说清楚。让员工知道,遇到问题找直接上司,一般情况下不要越权行事。
4、协商最后限期:管理者不能以自己的经验断定一个时间,需要与员工磋商,员工更清楚自己的工作能力。同时也要清楚,有些任务的日期是不可谈的,我们要视情况而定。
5、听听对方反应:前面四个步骤,都是管理者主导,这时应该听听员工的声音,确认他是否完全理解任务内容。
6、跟踪控制:及时纠偏。不能安排了任务,等到最后才来关注结果。过程中员工有拿不准的事情,管理者可以给予指导。
六点意义
以上六个步骤是安排工作时必不可少的,原因如下:
1.达成共识:你以为的有时候不是员工以为的
2.设定标准:没有标准,员工会认为干得好坏都无所谓
3.防止越权:监督总先斩后奏、胆大妄为的下级
4.控制进度:哪个时间段应该完成哪些事,一定要有清晰的进度表
5.澄清误解:避免因为沟通误解,造成的结果偏差
7.纠正偏差:监督过程,把控大体方向,及时调整不合规操作
领导给下属安排工作,应避免这三种情况:
1、对自己的要求,朝令夕改
在职场中,你一定遇到过这种情况,领导安排给我们一项任务,本来自己已经整理好思路,工作已经完成一部分了,结果领导突然告诉我们计划有变,大部分的工作都需要调整。
工作对于领导很可能是一句话的事情,但是下属却需要重新开始调整思路,想办法完成工作。经过几次以后,员工就不愿意为工作尽心,对领导也不再相信。
2、指令下达不清晰
很多领导习惯做甩手掌柜,对于下属下达指令,仅仅是简单地交代几句,没有说清楚想要的结果,也不告诉下属中途遇到问题怎么办,最终在工作完成后,出现问题就是下属能力不行。
遇到这种领导,下属就要小心,凡事都要懂得请示,避免出现问题后领导甩锅给自己。
3、单纯安排工作,不解释工作的意义
想要调动下属的积极性,懂得领导艺术的领导都会跟下属说明白此项工作的目的和意义,尤其是遇到工作繁琐,需要不断加班的时候,都会告诉下属为何工作繁忙,完成到什么程度。
有时候,当下属接受的信息是片面的',不清晰的,工作又过于繁琐的时候,下属就不愿意出力,心存抱怨。
聪明的领导都懂得合理分配工作,调动下属的积极性:
1、安排工作对事不对人
首先领导要摆正自己的心态,分配工作对事不对人,不能因为某个员工的性格或者能力就排斥他,要站到大局摆正心态。
作为团队的领导,团队会有形形色色的人,有些人个人能力强工作突出,有些人对于个人利益斤斤计较,作为领导在分配工作就要留有空间,允许下属的小脾气,但是要把握好大的方向,对整体工作没有影响。
2、工作的安排要有思路
领导在安排工作前要有一个总体的思路,将复杂的工作简单化,工作的完成需要分几步,每一个阶段要做到什么程度,化繁为简。
无论多复杂的工作,最终都要落实到每一个人每一步骤上,领导不必做具体的工作,但是需要有整体的思路,这样下属才能明白自己要如何做,最终才能够做出好的成绩。
3、懂得适度激发下属的潜力
工作中有些苦难,只有自己亲身经历后才能够总结经验锻炼自己。对于很多下属来说,缺少的就是激发自己潜力的机会。
经验丰富的领导会抓住时机根据下属的能力来分配工作,对于下属能否完成自己心里有预期,在下属真正思考的时候,适当地点拨,最终让下属飞速成长。
怎么安排工作才是比较合理
1、 安排工作,就是责任要落实到每个人
什么工作事项由谁来做,谁来承担责任,谁来负责,谁来牵头,这是安排事项的第一要素。
如果工作安排无法具体落实到每个人,那么工作耽当然就不可能做好。
当我们把具体的工作安排给了具体的人的时候,当事人当然也就明白自己所承担的责任了。
下属明白了自己的责任,相当于本属于上司的责任实现了部分转移。
安排工作的过程,其实就是责任转移,权限转移,发挥空间转移的过程。让下属有序地忙碌起来,上司才能把更多的时间用在优化管理成效上,而不是把自己陷于具体的事务之中。
下属有了责任,上司才便于追究工作不力、目标未达成的责任。这样就形成了下属的工作动力。
2 、安排工作,必须明确具体的完成时间
很多领导给下属安排工作的时候,具体的完成时间往往很含混。领导都含混了,下属当然就更不清楚了。
正常来说,需要一周时间完成的`,上司应该明确最迟不超过8天;需要十天半个月完成的,上司应该明确最迟不超过半个月。
有具体的时间安排,下属才能按部就班做好工作,按照时间节点做好工作。
当然,有时候为了留出来足够的优化工作时间,作为上司在安排工作时会就紧不就慢,预留出一点优化工作成效的时间来。
如果时间不够具体,那么下属就可能会拖延工作的完成时间,毕竟得过且过是一件容易的事情。
3 、安排工作,必须明确具体的完成标准
管理者给下属安排工作,还需要明确具体的工作完成标准。
下属做到什么程度就是合格的,做到什么程度就是合适的,做大什么程度就是优秀的,这些是必须明确的。
如果工作标准不明确,那么下属就算把工作完成了,我们往往也会发现,这不是自己想要的结果。
而有了明确的衡量标准之后,下属就会明白我们对工作的具体要求,就会按照具体要求所指向的指标去行动。
我常常发现有些老板在安排工作时说不清楚标准,等到下属完成了,他看到结果就大发雷霆。可是你的要求不明确,怎么能怪下属呢?
4、 安排工作,还需要说明工作条件和资源调配,并适时提醒
管理者给下属安排工作,还需要充分说明可以给到下属的具体工作条件,可以给到他的工作资源,让下属具有一定的发挥空间和发挥基础。
如果什么条件都不提供,下属完成工作事项就失去了前提。当然,简单的事项通常无需专门提出来工作条件的问题,但是稍微复杂一点的事项,没有相应的工作条件和资源调配,下属肯定会比较为难。
而作为管理者,即便已经给下属安排好了工作,也还需要适时提醒其工作的重要性,以及完成的时间限制。
这样做是为了强化下属的完成工作意识,尤其是面对较为复杂和艰难的工作事项时,时时提醒,时时督促,是格外重要的。
5 、安排工作,监督和督导,是不可或缺的
管理者给下属安排好了工作,是不是就万事大吉了呢?是不是落实了责任,明确了时间和标准,提供了相应条件就完事了呢?当然不是的。
在下属完成工作的过程中,必要的监督和督导是少不了的。
如果安排的任务需要一定周期才能加以完成,那么就要划分为不同的节点来要求下属。
下属是不是按照管理者的要求,是不是按照管理者的指示去认真完成工作,也是需要靠必要的监督和督导才能得到真实结果的。
给下属安排工作,必要的监督,其实就是实施过程控制的一部分。
如果发现下属有做得不够好的地方,走偏了方向的地方,就需要在督导过程中指出来,免得下属一错再错,免得影响到最终的结果完成。
6 、安排工作,别忘了验收和考核,别忘了评估和分析
下属去完成工作,结果怎么样呢?这就必须要进行对结果的验收了。
有验收,有考核,有评估,有分析,下属做的工作才算是有了最终的结果,有了最终的好或者不好,优秀或者平庸的结果了。
而如果下属知道你的要求很严格,知道你的考核很细致,知道你的评估往往有一定的规范,那么下属一定会尽自己最大的努力把工作落实好,把工作做得更出色,而不是抱着完成工作的目的,只追求完成就行了。
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