管理者分配任务的原则
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管理者分配任务的原则,管理者的使命就是培育下属能力的成长,给与下属锻炼的机会,充分挖掘下属的潜力,所以分配的任务要体现高效,下面分析管理者分配任务的原则。
第一、具体原则
所谓具体原则,是指你在交办工作给下属时,要清楚地告诉下属,具体要做什么事情,千万不要泛泛地交代,让下属摸不着头脑,不知道你想要让他做什么。
具体原则还包括这项工作多久完成,达到怎样的效果。很多领导者只是把工作交给下属,却不具体说明什么时候完成。
导致下属认为:领导交办的事情不着急,我先放一放。这样一来,下属就可能拖着不执行,等你需要结果时,得到的却是失望,要想改变这种状况,你要做的就是向下属讲明时间:“这件事交给你去办,明天上班之前给我结果。”
这样一来,下属还敢拖着不执行吗?
第二、适当原则
适当原则指的是交给下属的工作量,工作难度要适当。工作量太小,难度太小,无法激发下属的积极性。
不利于下属尽职尽责的完成;工作量太大,难度太大,超出了下属胜任的'范围,下属就无法取得令你满意的结果。因此在你交办工作时,你要考虑到下属的工作能力,忙碌程度等因素,交办给下属适当的工作任务。
第三、信任原则
在交办工作时,对下属表达信任是很有必要的,信任原则还指在下属执行的过程中,管理者不应当随意干预下属,所谓“用人不疑,疑人不用”,一旦你把某项工作交给下属,就要信任他。
如果你不信任他,最好不要把工作交给他,有些领导者为了表达对下属的胜任,在交办工作时这样说:“这项工作就全拜托你了,一切都由你做主,不必向我请示。”表面上看,这是领导者对下属的充分信任。
但实际上这种做法是不可取的,因为一切都由下属做主,而且不必向你请示,很容易导致下属执行偏离你的预想,导致执行出现偏差。当然,工作交办下去之后,也不能大事小事都干预,大事过问一下,小事让下属做主,这才是明智之举。
第四、汇报原则
所谓汇报原则,指的是下属在执行的过程中,有必要适当地向领导汇报任务的阶段性进展情况。当然,这通常指的是系统性,较大的工作任务,如果是一些具体性的小事,下属没必要向领导汇报,直接给领导工作结果就行了。
很多领导者把任务交给下属后,就任由下属去折腾,而不要求下属回报。等到出了问题,他们要么冲着下属发火,要么捶胸顿足,暗自懊恼。
第五、监督原则
依靠下属的汇报,来了解交办工作的进展,这是领导者被动监督下属的表现。高明的管理者不只是被动监督,他们往往会主动去了解下属的工作进展,他们从来不会把工作交给下属之后,就做起“甩手掌柜”。
不管他们对下属多么信任,在一些关键问题上,他们一定会亲自过问。这种把关和监督是非常重要的。
第六、带责原则
带责原则是指交给下属按排一项任务,同时让下属对这项任务负责,也叫授权授责。领导者若能明确的将权与责同时授予下属,不仅可以促使下属尽职尽责地对待工作,还可以避免下属有权不负责或滥用权利的情况。
在交办工作时,领导者应当向下属交代清楚权限范围,这样便于下属正确的使用职权,更好地完成任务。
总之,如果你想交待的工作有章可循地执行下去,让下属坚决彻底地贯穿执行,你就必须在交代工作时把握以上六条原则。
第一:详细告知工作任务的具体内容what
管理者在安排工作任务时,务必要耐心详细把工作任务的具体内容细节描述清楚,确保执行者能理解精准一致,从而确保执行过程不出现偏差,确保结果的符合性,提升执行的效率与质量。
第二:交待清楚工作任务的重要性why
为了充分引起执行者的重视,防止出现拖延、拖拉等不期望的情况,管理者最好事先告知工作任务的重要性,以及若不按时、按量、保质提交结果有可能产生的负面影响与需要承担的责任。
第三:明确工作任务的交付时间when
下属手头上还有其他工作任务,为了提升下属在执行前的工作计划能力与时间概念,最好交待清楚需要提交结果的时间节点。
(备注:最好给下属预留一个改进完善的时间,同时也是给管理者自身一个审查确认的时间,避免影响管理者向他人提交结果的时间不充裕)。
第四:详细告知执行任务具体地点where
精准告知执行者执行工作任务的具体地点,以进一步提高执行的效率。备注:具体工作具体对待。
第五:清晰告知提交结果的标准要求
工作任务完成了,不代表符合管理者的要求,毕竟每个人的理解能力、工作习惯都存在很大差异。
为了确保执行者真正明白结果提交的形式与标注要求,管理者最好在下属执行前就明确告知,包括需要达到的标准、提交的形式等,以便下属完全按照管理者的意思执行到位。
第六:详细告知需要完成的任务量
为了确保工作执行符合管理者在数量方面的要求,交待工作任务时,最好告知执行者需要提交给管理者的具体精准数量,防止执行者按照自己的理解意思提交数量,影响执行的效率与质量,引起管理者与执行者彼此之间的不满意,影响相互工作关系的融洽。
第七:明确执行任务过程中的.关键点CCP
为了确保工作结果的完全符合性,管理者在交待工作任务时,最好详细告知执行者工作任务的关键点,以充分引起执行者在执行过程中的高度重视与关注,提升执行者执行过程中与提交结果前的自检意识。
第八:提醒执行任务过程中的安全注意事项
工作任务的复杂程度不同,涉及到的要素(4M1E)不同,执行过程中存在的安全隐患与风险也不尽相同,作为管理者,不仅希望得到满意的执行结果,更希望执行过程中的下属安全。
所以,在交待工作任务时,不要怕啰嗦,最好根据工作任务的复杂性与危险性,尽可能详尽提醒执行者在执行过程中需要注意的安全事项,从执行者思想上提升其安全意识与警惕心,必要时可以将安全注意事项形成书面,交待给下属。
第九:必要时请接收者复述工作任务,以确认接收者真正清楚具体要求
管理者交待了,执行者未必就真正理解到位了,为了防止执行者的理解与管理者的要求存在偏差,影响执行结果的质量,不妨要求执行者从头到尾复述下工作内容,确认执行者理解精准符合,必要时予以补充完善。
理解正确才能执行正确,理解到位才能执行到位,正所谓思想决定行动,认识决定行动。
第十:必要时,形成简单的书面的工作任务要求
管理者根据执行者的实际情况、工作任务的复杂性等不妨在交待结束后,将工作任务的要求形成书面的(备注:可以是管理者起草,也可以是执行者在接收过程中记录下来),并经管理者与接收者再次确认,达成共识,再去执行。
原则一:合理择人。在分配工作之前,领导需要对下属的工作能力和兴趣进行了解。合理地选择合适的人员是分配工作的关键。选择合适的人才可以提高效率和工作质量。
原则二:平衡分配。领导在分配工作时要考虑每个下属的工作量。如果将太多的'工作分配给一个人,那么他可能会因为工作过多而产生疲劳和压力。领导需要根据下属的工作能力和职责分配适当的工作量。
原则三:注重沟通。领导在分配工作时,需要做好前期沟通工作,充分了解下属的工作情况和意见。这样可以更好地了解下属的工作能力和兴趣,有利于合理地分配工作和避免工作矛盾。
建议一:根据能力和兴趣分配工作。将工作根据下属的能力和兴趣进行分配,可以让他们更喜欢自己的工作,提高工作效率。
建议二:明确目标和时间。领导在分配工作时,需要明确工作的目标和完成时间。这样可以帮助下属更好地了解工作的重点和难点,并及时完成工作。
建议三:为下属提供支持。领导需要为下属提供必要的支持和资源,让他们更好地完成工作,并取得更好的成绩。
建议四:鼓励下属合作。对于一个团队来说,合作是非常重要的。领导需要鼓励下属之间进行合作,帮助他们更好地完成工作。
建议五:合理安排工作时间。领导需要合理地安排下属的工作时间,让他们保持良好的工作状态。同时,领导也需要注意下属的工作和生活平衡。
总之,合理地分配工作是企业管理中非常重要的一环。领导需要根据下属的能力和兴趣,平衡分配工作量,并为下属提供必要的支持和鼓励。只有这样才能充分发挥每个下属的能力,提高团队的效率和工作质量。
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